Документы (Dokumenti)

Приём товара на склад

Приём товара на склад осуществляется в меню Dokum. -> Dokumenti -> Preču pieņemšana noliktavā.

При входе в пункт меню приёма на склад (как и влюбой другой раздел работы с докум-ми), програма просит ввести месяц, с которым пользователь собирается работать. В появившемся окне нужно ввести только месяц и год, дата является неактивной. 

После ввода месяца и года, открывается окно которое мысленно можно разделить на две части горизонтальной чертой посередине. В верхней части отображается список документов текущего месяца, в нижней части отображаются позиции данного документа.

Любой из документов можно открыть, выделив его белой полосой и нажав клавишу F4. Если месяц с которым Вы планируете работать закрыт, появится соответствующее предупреждение и програма не даст доступа к его редактированию. Если месяц открыт, Вы можете внести нужные изменения в документ. Более подробно о календаре склада, будет рассказано в разделе NOLIKTAVA.

Для создания нового документа нажмите клавишу F5 (Напомним, что клавиша F5 создает в RAXe что либо новое (Карточку товара, серию, документ...)). Перед Вами откроется бланк нового документа.

В верхней части экрана находится шапка документа, в нижней список позиций которые будут приняты на склад (в начале пустой).

В шапке документа заполняются поля DATUMS, PIEGĀDĀTĀJS, PAVADZĪMES NUMURS, IZRAKSTĪŠANAS DATUMS, NORĒĶINĀŠANAS LAIKS, PAPILDINFORMĀCIJA.

DATUMS - вписывается дата которой была подписана накладная.

PIEGĀDĀTĀJS - из списка вызываемого клавишей F2 (большие скобки рядом с полем) выбираем нужного нам поставщика вписывая его название и нажимаем клавишу ENTER. Если он отсутствует в списке, находясь в нем создаем новую карточку клиента (пред. глава).

PAVADZĪMES NUMURS - вписывается номер накладной БЕЗ СЕРИИ!!!

IZRAKSTĪŠANAS DATUMS - вписывается дата которой была выписана накладная

NORĒĶINĀŠANAS LAIKS - вписывается кол-во дней, в течении которых со дня приёма товара нужно осуществить платеж поставщику. Используются только цифры.

PAPILDINFORMĀCIJA - вписывается серия накладной.

Далее необходимо завести позиции принимаемые на склад. Для этого надо спуститься в их список в нижней части экрана при помощи клавиши TAB.

Подсказка: Клавиша TAB как в документах, так и окне продажи позволяет перемещатся между верхней и нижней частями окна.

Ввод позиций осуществляется при помощи сканирования или ввода названия медикамента с клавиатуры.  После сканирования штрихкода, перед Вами отроется список серий медикамента, который был сосканирован. В этом окне нужно создать новую серию если в существующем списке нет серии которая принимается на склад. Уже существующую серию можно выбирать тогда, когда совпадают номер серии, срок годности товара и закупочная цена. Выбрать существующую или созданую серию можно выделив ее и нажав клавишу ENTER.

Для поиска медикамента по названию, находясь в списке позиций начинайте вписывать его название с клавиатуры. Если необходимо найти медикамент по фрагменту названия, нажмите клавишу F2 для выхода в список медикаментов и затем нажмите клавишу F7. В появившемся окне введите фрагмент названия и нажмите ENTER.

Подсказка: если вводя название Вы ошибочно ввели неправильный символ (букву, цифру), то для нового поиска нажмите на клавиатуре стрелку вверх или вниз и начните поиск еще раз.

Как только медикамент найден, нажмите комбинацию ALT + P (удерживая нажатым ALT нажмите клавишу P). В появибшемся списке создайте новую серию или выберете существующую при условии что совпадают номер серии, срок годности и закупочная цена. Выделите нужную серию и нажмите клавишу ENTER.

В случае если медикамент отсутствует в базе данных, необходимо создать новую карточку и затем новую серию, либо воспользоватся дополнительным списком из базы Кодового Центра (см. предыдущую главу).

После того как серия медикамента выбрана, Вы возвращаетесь в окно приёма товара, где надо ввести кол-во и закупочную цену без PVN для данной позиции. Введя кол-во нажмите клавишу ENTER, затем введите цену и еще раз нажмите ENTER. После этого автоматически выделится следующая пустая строка. Аналогично заведите все позиции из накладной.

После того как Вы завели все позиции, наобходимо дать програме расчитать PVN-ставки. Для этого выделяем пустую строчку под списком позиций и нажимаем ENTER. В выделившемся  поле вписываем код PVN-ставки: А1 - 18% товар, А5 - 5% товар. В одной строке можно расчитать только одну ставку, поэтому в одной строке будет расчет для PVN 18%, во второй для PVN 5%. Как только введен код (А1 или А5) нажмите два раза клавишу ENTER. Програма расчитает PVN  для всех товаров соответствующих данной ставке. Повторите этот процесс в следующей пустой строке для второй ставки PVN. Последовательность , в которой расчитываются ставки не имеет никакого значения. Если в накладной имеются товары с одной единственной ставкой, то вторую ставку можно не расчитывать. После расчета PVN-ов, сравните их суммы с суммами в накладной ,а так же общую сумму накладной в закупочных ценах без PVN. (Внизу экрана указаны две суммы, первая в закупочных ценах, вторая в продажных). Законченая накладная выглядит так:

Если в накладной не имеется никаких скидок/бонусных позиций, то сохраняем накладную клавишей F9. Если же таковые в накладной имеются, то прежде чем расчитать PVN-ставки, надо указать какие скидки имеются. Существуют 3 вида скидок:

1 - процентуальная на всю накладную

2 - бонусная позиция на какой либо медикамент (поступает от поставщика бесплатно)

3 - процентуальная скидка на конкретную позицию.

ПРОЦЕНТУАЛЬНАЯ СКИДКА  НА ВСЮ НАКЛАДНУЮ - вводится по принципу ввода PVN-ставок. В пустой строке нажимаем ENTER, и указываем код скидки АТ. Нажав ENTER еще раз, указываем со знаком минус процент скидки. Процент указывается как сотая и десятая часть от единицы. Т.е. если скидка 5%, то пишется -0.05, если 15%, то -0.15 и т.д. Затем нажимаем еще раз ENTER и програма расчитывает сумму скидки. Затем заводятся PVN-ставки.

БОНУСНАЯ ПОЗИЦИЯ - вводится по принципу ввода PVN-ставок. В пустой строке нажимаем ENTER, и указываем код скидки N1  для 18%-го товара, N5 для 5%-го товара. Затем нажимаем клавишу ENTER и вводим размер скидки, т.е. сумму бонусных оригиналов (в накладной должны быть приняты полностю все оригиналы, включая бонусные за нормальную закупочную цену). В одной строке можно расчитать скидку длямедикаментов только одной PVN-группы. Последовательность расчета не имеет значения. После введения скидок, расчитываются PVN ставки.!

ПРОЦЕНТУАЛЬНАЯ СКИДКА  НА КОНКРЕТНУЮ ПОЗИЦИЮ - вводится по принципу ввода PVN-ставок. В пустой строке нажимаем ENTER, и указываем код скидки N1 для 18%-го товара и N5 для 5%-го товара. Затем указываем объём скидки для 5-ти и 18-ти процентних медикаментов(можно высчитать на калькуляторе) и нажмиаем ENTER. В одной строке можно расчитать скидку длямедикаментов только одной PVN-группы. Последовательность расчета не имеет значения. После введения скидок, расчитываются PVN ставки.!

После того как накладная принята, нужно распечатать акт о ее приеме. Для этого в верхней части окна, в списке накладних выделяем нужную и нажимаем клавишу F10. Появится окно, предлагающее форму распечатки.

В данном примере предлагаются формы CENOŠANA (акт удобный для ценения товара и отображающий все суммы накладной) и ATGRIEZT (акт используемый при возврате товара поставщику). Выберите нужную Вам форму стрелками на клавиатуре и нажмите клавишу ENTER. Перед Вами отобразится общий вид будущей распечатки. Нажмите клавишу ESC. Програма предложит Вам ввести кол-во распечаток. Введите нужное кол-во и нажмите ENTER.

Электронный прием накладных от ведущих поставщиков (Magnum Medical, Recipe Plus, Tamro) существенно облегчает весь процесс описаный выше. Для начала рассмотрим электронный прием накладных от Magnum Medical.

На Вашем "Рабочем столе" в Windows находится иконка, которая чаще всего называется ММ Pieņemšana. Дважды щелкните не эту иконку. Перед Вами откроется окно Internet-обозревателя с окном, в котором уже будут заведены имя пользователя и пароль. Внешний вид окна зависит от того, какой обозреватель Вы используете.  Более полно по этому вопросу, Вас проинструктируют работники SIA Aptieku Infotehnoloģija. На рисунке внизу показан вариант при работе с Mozilla FireFox.

В маленьком окне просто нажмите кнопку ОК один раз левой кнопкой мышки. Появится след. экран:

Если после нажатия на кнопку ОК ничего не произошло или появилось сообщение об ошибке, свяжитесь с работниками  Aptieku Infotehnoloģija и сообщите им об этом.

В появившемся окне Вы можете выбрать месяц и год с накладными которых Вы хотите работать и выбрать саму накладную, которую хотите принять. Выбор осуществляется путем нажатия на кнопки под номером 1.

Нажав на кнопку 2, можно просмотреть содержимое накладной. Вернутся назад можно нажав кнопку ATPAKAĻ или начав прием нажав на кнопку SAŅEMT ŠO RĒĶINU

Кнопка 3 удаляет накладную из общего списка.  Кнопкой 4 осуществляется прием накладной.  В появившемся окне отметьте OPEN WITH и нажмите  на кнопку ОК. (В варианте с Internet Explorerom нужно нажать кнопку OPEN)

После этого програма автоматически свяжется с сервером Кодового Центра, после чего перед Вами откроется черное окно с надписю PRESS ANY KEY TO CONTINUE, в котором вам нужно будет нажать любую кнопку на клавиатуре. Затем появится окно приема накладной.

Програма поочередно открывает каждую принимаемую позицию и предлагает либо подтвердить, либо изменить продажную цену позиции. Если цена Вас устраивает, подтвердите ее, нажав клавишу ENTER, либо измените цену, введя ее с клавиатуры и нажмите ENTER. В окне предоставлена крaткая информация о товаре: название, номер позиции в накладной, код медикамента и серия, принимаемое кол-во, PVN  данной позиции, закупочная цена.

 В случае если принимаемой позиции нету в Вашей базе данных, появляется следующее окно в котором програма предлагает автоматически создать карточку и серию. Клавишей ENTER подтверждаем автоматическое создание.

Продолжаем приемдо тех пор, пока на экране не появится напись TIKA PIEŅEMTA PREČU SUMMA ...LS. После этого нажимаем ENTER и запускаем RAX. В RAXe идем в меню Dokum.->Dokumenti->Preču piņemšana noliktavā,находим принятую накладную, открываем ее, заполняем пустые поля в шапке, сравниваем PVN-ставки и сумму накладной. Если все сходится, сохраняем накладную нажав клавишу F9 и печатаем акт приема.

Прием накладных из Тамро отличается только самым началом. Тамро присылает электронные накладные по электронной почте (e-mail). Откройте Ваш е-mail и выделите письмо с електронной накладной одним щелчком левой кнопки мыши. В нижней части окна нажмите один раз левой кнопкой мыши на скрепку:

Выберите Save As...

Убедитесь, что в поле Save To вписано "C:\TAMRO". Если нет, впишите эту строку от руки и нажмите на кнопку SAVE. Более опытные пользователи могут нажать кнопку BROWSE... и выбрать в дереве каталогов куда сохранить файл. Закройте e-mail. На экране "рабочего стола" находится иконка TAMRO. Запустите ее дважды щелкнув на нее левой кнопкой мышки, или один раз щелкнув на нее мышкой и нажав ENTER. Дальнейший процесс идентичен приему накладных из Magnum Medical.

Прием накладных из Recipe Plus так же осуществляется через электронную почту. Выделите письмо с электронной накладной и нажмите на скрепку , как указано в предыдущем примере. В отличии от приема из Tamro, принимая накладную из Recipe plus нужно один раз щелкнуть на имя файла:

Дальнейший прием осуществляется как и в предыдущих двух примерах.

Для возврата товара поставщику, используется тот же самый пункт меню Dokum. -> Dokumenti -> Preču pieņemšana noliktavā. Создание возвратной накладной идентично приёму товара на склад. Отличием является то, что количества надо вводить со знаком минус (снимать с остатка). В шапке накладной, в поле PAPILDINFORMĀCIJA надо вписать серию и номер которые Вы будете использовать выписывая накладную (номера выдаваемые VIDом).  Точно так же как и приеме расчитываются скидки и  PVN-ставки. Для печати накладной используется форма ATGRIEZT.

Назад